Wie die Architektur die Atmosphäre am Arbeitsplatz bestimmt

Heute habe ich die besondere Ehre, mich mit Malte Kopmann zu unterhalten. Malte hat sich nach seinem Architekturstudium an der TU Darmstadt vielen Themen der Architektur gewidmet.
Seit nunmehr sieben Jahren beschäftigt er sich als Planer und Berater mit der strategischen Entwicklung von Büro- und Arbeitsumgebungen und hat sich dadurch zu einem ausgewiesenen Experten in diesem Bereich entwickelt. Worum es dabei im Detail geht und was dies mit Employer Branding zu tun hat, werden wir in diesem äußerst interessanten Gespräch herausfinden.
VV: Worin siehst du als Berater deine Aufgabe?
In den Projekten unterstütze ich unsere Kunden dabei, die räumlichen Rahmenbedingungen – sprich den Arbeitsplatz und die Arbeitsumgebung – zu konzipieren und begleite sie bei der Realisierung, sodass der Arbeitsplatz das Unternehmen effektiv unterstützt und kein Kostentreiber, sondern ein Businessmotor wird. Meistens beschränken sich Unternehmen hier auf Flächeneffizienz, das Potential ist aber weitaus größer.
VV: Als Architekt, so stellt man es sich gerne vor, baut man Häuser, Museen oder Flughäfen, warum hast du dich genau für diesen Weg entschieden?
Da muss ich kurz ausholen. Bei einem Projekt, das ich eineinhalb Jahre nach dem Studium betreut habe, ging es um die Ausführungsplanung für ein Großprojekt in Berlin. Dieses Projekt haben wir von München aus betreut.
Ich habe es in der ganzen Zeit nie geschafft, mit den Leuten zu sprechen, die sich irgendwann einmal in den Räumlichkeiten bewegen bzw. dort arbeiten dürfen. Letztendlich aber ist der Architekt dafür verantwortlich Lebensraum für Menschen zu planen und zu gestalten.
Somit habe ich mich schnell gefragt – „Warum und für wen mache ich das eigentlich?” Mit der Suche nach den vielen Antworten auf diese Frage beschäftige ich mich seitdem.
VV: Mit welcher Aufgabenstellung kommt in der Regel der Kunde auf dich zu?
Da gibt es unterschiedliche Motivatoren. Der klassische Grund sind räumliche Veränderungen. Der Kunde überlegt, was er morgen und in Zukunft für Räume braucht, um erfolgreich zu sein, anstatt einfach das bisher Dagewesene auf die neuen Räumlichkeiten zu übertragen.
Ein weiterer Motor ist aber auch, dass immer mehr Unternehmen Wert darauf legen, als Arbeitgeber auf dem Markt attraktiv zu sein, und sie sehen richtigerweise die Arbeitsplatzumgebung als einen zentralen Baustein dafür an.
Zuletzt gibt es auch die Fälle, in denen es eine Richtlinie oder eine genaue Vorstellung von der zukünftigen Arbeitswelt gibt, die Anpassung an einen konkreten Standort und das Change Management vor Ort aber professionelle Unterstützung benötigen.
VV: Hast du in den letzten Jahren eine Veränderung wahrgenommen?
Ja, definitiv. Die Veränderung ist aus meiner Sicht sowohl technisch als auch gesellschaftlich bedingt. Wir leben und arbeiten immer flexibler, individueller, unabhängiger und spontaner. Die IT- und Kommunikationstools unterstützen uns dabei und eröffnen regelmäßig neue Möglichkeiten.
Das Smartphone ist ein gutes Beispiel, auf das ich mich gerne beziehe. An Mitarbeiter in Unternehmen werden immer unterschiedlichere Anforderungen gestellt, die morgen wieder ganz anders aussehen können. Es gibt mehr Projektarbeit, mehr interdisziplinäre und schnell wechselnde Teams, virtuelle Zusammenarbeit, in den Büros aber auch außerhalb.
Auch die Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder die Balance von Leben und Arbeit (work-life-balance) wirken sich mehr und mehr auf die Arbeitswelt aus. Ein weiterer Punkt ist der Fachkräftemangel, der es potentiellen Mitarbeitern ermöglicht, anspruchsvoller zu werden. Es ist immer schwieriger statische räumliche Umgebungen zu schaffen, die dem allen gerecht werden können.
VV: Was ist der erste Schritt, wenn du einen neuen Auftrag angenommen hast?
Wir müssen verstehen, wie ein Unternehmen tickt. Was ist das Kerngeschäft? Wie will das Unternehmen in Zukunft erfolgreich sein? Welche Rolle spielen Mitarbeiter, Werte, Identität? Uns geht es im ersten Schritt darum, festzustellen, wo die Architektur das Kerngeschäft des Kunden unterstützen soll.
Sobald wir diese „Vision” gemeinsam mit dem Unternehmen definiert haben, untersuchen wir den status quo und identifizieren den Handlungsbedarf und das Potential für die zukünftige Arbeitsumgebung und machen uns an die eigentliche Konzeption.
Im Rahmen des unverzichtbaren Change Managements binden wir die Mitarbeiter möglichst früh und interaktiv ein, beispielsweise in Interviews oder Fokusgruppen, aber auch digital über Onlineumfragen, Blogs oder Newsletter.
VV: Du hast das Smartphone erwähnt. Inwiefern hat das Einfluss auf unseren Arbeitsplatz oder die Konzeption eines solchen?
Früher hießen tragbare Telefone „CellPhone” und so ähnlich hießen auch die Arbeitsplätze, sprich; Zellenbüros. Heutzutage spricht man vom Smartphone und auch die neuen Arbeitsplatzkonzepte heißen Smart-Office oder z.B. Smart-Working.
Es gibt aber nicht nur dem Namen nach Parallelen: Die Idee von einem Arbeitsplatz, der mir bereitstellt, was ich brauche, um zu können, was ich will, um zu erreichen, was ich soll, hat eigentlich jeder in der Tasche.
Auf dem Smartphone hast du einen Homescreen, und darauf die paar Apps, die du regelmäßig benötigst, was du seltener brauchst, schiebst du weiter weg. Und dieser Homescreen sieht bei jedem anders aus. Deswegen hat aber nicht jeder ein anderes Smartphone.
Ebenso muss ein Büro in der Lage sein, jedem Nutzer die Arbeitsumgebung zu bieten, die er für seine Arbeit benötigt. Die Apps heißen dann Meetingraum, Teamarbeitsplatz, Telefonzelle, Homeoffice und so weiter.
Das andere ist, dass die Smartphones vieles ersetzen, indem sie es entmaterialisieren. Telefon, Fotoalben, Fotoapparat, Kamera, Enzyklopädie, Taschenrechner, Landkarten, Taschenlampe, Uhr, Diktiergerät, Stereoanlage, Kalender, Fernseher und noch vieles mehr.
Stell dir vor, wie groß ein Raum sein muss, um das alles unterzubringen, hol dir ein Smartphone und überlege dir, was du mit dem leeren Raum tun kannst. Verkaufen? Vermieten? Anders nutzen? Teilen? Genau das sind die Potentiale, die in smarten Arbeitsplatzkonzepten stecken.
Vieles ist nicht in dem gewohnten Umfang notwendig, kann reduziert oder gemeinsam mit anderen genutzt werden. Das Brechen mit Gewohnheiten ist eine Herausforderung, der wir uns in jedem Projekt von Neuem stellen.
VV: Die Zeit ist unheimlich schnelllebig geworden, muss man heutzutage so offen planen, dass man flexibel mit Arbeitsräumen umgehen kann?
Wir haben den Anspruch, zukunftsfähige Arbeitsumgebungen zu schaffen. Natürlich kann man nicht alles vorhersehen, aber es ist möglich, so zu planen, dass man schnell auf Veränderungen reagieren kann.
Das heißt zum Beispiel, erzeuge möglichst wenig starre Raumsituationen, versuche vieles mit Mobiliar anstatt mit Innenausbau zu lösen, konzipiere die technische und haustechnische Ausstattung so, dass unterschiedlichste Anordnungen von Arbeitsplätzen und -räumen möglich sind, plane die Arbeitsumgebung modular und löse die traditionelle Verkettung von Mensch und Raum, also von Mitarbeiter und Schreibtisch.
Die Menschen und die Räume können sich viel effizienter an den aktuellen Bedarf und viel schneller an Veränderungen anpassen, wenn diese starre Verbindung aufgehoben wird.
VV: Demnach, behaupte ich jetzt, müssten doch alle zukunftsfähigen Bürokonzepte in der Regel ähnlich aussehen, also Großraum mit beweglichen Trennwänden, darin biete ich einzelne Arbeitsplätze oder auch Gruppenarbeitsplätze an?
Das ist in Teilen richtig. Es gibt aber auch immer Anforderungen, wie eine gute akustische oder visuelle Abschirmung. Deswegen wird es auch geschlossene Räume geben müssen. Ich glaube aber schon, dass in Zukunft ein Großteil der Büros in offene Flächen übergehen wird. Alleine auch, weil die Arbeitsplätze weniger Fläche benötigen.
Es ist tatsächlich auch ein Flächeneffizienzthema, das ganz klar wirtschaftlich getrieben ist. Außerdem wird sich der sharing-Gedanke mehr und mehr durchsetzen. Was heute für Besprechungsräume und Teeküchen gang und gäbe ist, wird auch auf den Schreibtisch übertragen werden.
Im Gegenzug sollte sich dann aber das Spektrum an unterschiedlichen und attraktiven alternativen Umgebungen erhöhen. Über den Daumen gepeilt sind heutzutage ungefähr 30% der Schreibtische konstant leer. Gründe hierfür sind Urlaub, Krankheit, Meetings, Kundentermine oder Homeoffice.
Der Wert ist relativ konsistent, auch über Branchen hinweg. Dann stellt sich natürlich schnell die Frage, wozu brauche ich dann 30% der Fläche? Wenn man ein flexibles Arbeitsplatzkonzept einführt, kann man diese Fläche z.B. dafür nutzen, sehr kleine Meetingräume, Lounges, Rückzugsräume, Workoutbereiche oder ähnliches anzubieten.
VV: Nutzen die Mitarbeiter auch wirklich die Möglichkeit, heute hier und morgen dort zu sitzen, oder richtet sich doch wieder jeder seinen eigenen Arbeitsplatz individuell ein?
Du brauchst dafür ganz klare Regeln. Um ein Beispiel zu nennen: Clean Desk, also „verlasse jeden Arbeitsplatz so, wie du ihn morgens vorzufinden wünschst” oder einfach nur „räum auf, bevor du gehst”.
Andere Regel: wenn du ein längeres Telefonat planst, dann verlasse bitte die „offene Fläche” und suche dir eine „Telefonzelle”. Eine Telefonkonferenz darf nicht spontan per Lautsprecher am Platz stattfinden. Ganz einfache Regeln, bis hin zu, wo entsorge ich den Müll und was drucke ich aus und was nicht.
Natürlich braucht man auch die Technik, die ein solches Konzept unterstützt. Alle Arbeitsplätze brauchen dieselbe IT-Ausstattung, und sei es nur die Docking Station fürs Laptop und ein Ladekabel fürs Handy.
Vor allem an der Ablage muss in vielen Projekten intensiv gearbeitet werden. Der persönliche Stapel Aktenordner wird gern so verwendet, wie das Handtuch auf der Strandliege. Man will unbedingt vermeiden, dass sich irgendwer drauflegt, während man selbst die Liege nicht braucht.
Der Großteil der Menschheit hat sich vor Langem aus damals gutem Grund entschieden, sesshaft zu werden. Heute benennen wir die guten Gründe für ein Nomadentum. Ein wichtiges Thema ist auch die Identität. Wo können z.B. die Leute ihre persönlichen Bilder aufstellen? Klassischer Bilderrahmen oder Bildschirmhintergrund?
In der gemeinschaftlichen Nutzung der gesamten Bürofläche bietet sich die Möglichkeit, über Gestaltung die Unternehmensidentität stärker zu fördern und zu verkörpern. Soll sich der Mitarbeiter mit einem Standardschreibtisch oder mit der gesamten gestalteten Fläche des Unternehmens identifizieren?
Zu den Einsparungen, die solch ein flexibles Konzept mit sich bringt, gehört immer auch die Pflicht, dem Unternehmen eine Identität stiftende Heimat und den Mitarbeitern ein volles Nutzungsrecht dieser Heimat zu bieten. Allerdings wird aus der persönlichen Heimat eine gemeinschaftliche Heimat.
VV: Inwieweit ist Employer Branding für dich ein Thema?
Employer Branding setzt das, wofür ein Unternehmen steht, und die Menschen, aus denen ein Unternehmen besteht, in Zusammenhang. Genau darum geht es auch bei uns. Der Raum ist erst die dritte Komponente, die beide zusammenführen und unterstützen soll.
Unsere Projekte beginnen meist im Bereich Real Estate oder Facilities Management, können aber erst dann wirklich zum Tragen kommen, wenn sich auch Vertreter von HR und der Unternehmensführung beteiligen. Es geht bei unserer Arbeit um die Menschen, nicht um Quadratmeter.
VV: Wie sieht denn aktuell dein Arbeitsplatz aus?
Mein Arbeitsplatz besteht aus einem Smartphone, einem Laptop und meinem Notiz- und Skizzenbuch. Ich arbeite zum Teil im Büro, teils bei Kunden, manchmal im Homeoffice und oft auch unterwegs.
In den Büros halte ich mich oft in flexiblen Räumen auf, wo man Besprechungen abhalten, aber auch vertrauliche Gespräche führen kann. Teilweise sitze ich auch in unserer Cafeteria oder „besuche” Kollegen, bei denen gerade ein Arbeitsplatz frei ist. Es ist tatsächlich so, dass der Ort keine besondere Rolle mehr spielt. Ich habe im Sinne des Strandliegenbeispiels mein Handtuch immer bei mir.
Zur Person:
Malte Kopmann studierte Architektur an den Technischen Universitäten in Darmstadt und Trondheim, Norwegen. Seit acht Jahren lebt er in München. Von hier aus arbeitete er in den vergangenen sechs Jahren als Unternehmensberater bei der congena GmbH mit Sitz in München und bei JLL mit Hauptsitz in Frankfurt. In dieser Zeit betreute er Kunden aus dem Mittelstand, öffentliche Bauherren und multinationale Konzerne, vorwiegend im deutschsprachigen Raum aber auch im europäischen Ausland.